Control de gastos, la estrategia para la continuidad operativa con SAP Concur

Ciudad de México, 18 de agosto de 2020.

Hoy, más que nunca, los líderes financieros deben tener una visión total a lo largo y ancho de la organización donde la visibilidad y el control en tiempo real se vuelven indispensables, sobre todo en un entorno de trabajo remoto.

SAP® Concur® es la marca líder mundial en soluciones integradas de administración de viajes, gastos y facturas que impulsa la automatización de estos procesos cotidianos.

La aplicación móvil SAP Concur, que cuenta con el mayor reconocimiento en el mercado, guía a los empleados en cada viaje; los cargos se completan sin esfuerzo en reportes de gastos y las aprobaciones de facturas se automatizan.

Al integrar datos casi en tiempo real y usar Inteligencia Artificial para auditar el 100 por ciento de las transacciones, las empresas pueden ver exactamente lo que están gastando sin preocuparse por los puntos ciegos en el presupuesto.

Los beneficios inmediatos que las compañías obtienen al digitalizar sus procesos de gastos son:

Optimización del tiempo

Los colaboradores capturan los gastos de manera inmediata a través de una fotografía del ticket para posteriormente subirla a la aplicación y generar el informe de gastos correspondiente con la seguridad de que se cumple con la política de la empresa.

Con esto se minimiza en un 67 por ciento el número de comprobantes extraviados por lo que el personal corre menos riesgos de no contar con sus reembolsos.

Aumento en productividad

Después de que el colaborador registra todos los gastos, su productividad no se ve afectada porque ya no destina tiempo en generar un reporte complejo de gastos, solicitar facturas o buscar todos los tickets de los gastos que incurrió.

Con SAP Concur el tiempo que toma la creación de reportes de gastos se reduce en un 60 por ciento. Por otro lado, el departamento de finanzas mejora sus procesos de verificación y facturación.

Reforzar el cumplimiento de políticas

Las empresas deben ser muy cuidadosas con el cumplimiento de sus políticas, sobre todo en esquemas de trabajo remoto. Por lo tanto, deben existir herramientas que permitan a las áreas de Finanzas y Compliance asegurarse de que los colaboradores cumplan con los límites establecidos.

Mayor control y transparencia

Se ha identificado que las compañías que crean una cultura de la observancia de políticas apoyadas de la tecnología aumentan un 60 por ciento el cumplimiento de estas.

Lo que implica la identificación inmediata del incumplimiento de estándares de precios, además de que facilita la adaptación a cambios regulatorios y reduce los riesgos de fraude.

Mejorar la experiencia de los colaboradores

Para muchos colaboradores y áreas de finanzas, la creación de reportes de gastos puede llegar a ser complejo, y más en un modelo de trabajo remoto.

Esto puede generar una mala experiencia para ellos que impacta en su desempeño. Las nuevas experiencias para los colaboradores deben contemplar mecanismos que permitan facilitar procesos como este y que elimine trabas burocráticas.

La suma de estos factores empoderará a los colaboradores para trabajar de forma más fácil en este contexto y los preparará para continuar con los planes de reactivación.

Ivonne Romero, Vicepresident, D+52 55 5010-3241, M +52 55 3013-1435, Porter Novelli La Fontaine 36, Col. Polanco Chapultepec, Ciudad de México, 11560, porternovelli.com T +5255 5010 3200

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