4 ideas geniales para organizar eventos virtuales exitosos

Ciudad de México, 4 de junio de 2020.

Héctor Meza, Director General de InfoSol

“Los eventos reúnen a las personas y probablemente siempre serán importantes para las marcas. Pero cuando los eventos digitales pueden reunir a las personas en línea, aun así sentirse cálidos y personales, y también ofrecen un gran valor de información y oportunidades de networking, son razones para seguir haciéndolos”.

*Los eventos digitales pueden reunir a las personas en línea y también ofrecen un gran valor de información y oportunidades de networking.

Diversas organizaciones se han visto obligadas a reconsiderar cómo mantenerse conectadas, tanto internamente como con los clientes, derivado del cambio contextual por COVID-19. En esta transformación, la industria de los eventos ha sido una de las más afectadas debido a que los equipos de marketing están operando con poco margen de tiempo, preguntándose si deberían reemplazar su próximo evento con una reunión digital, o simplemente cancelar el evento por completo. El 66% de los organizadores de eventos declaran que uno de los mayores desafíos es la dificultad para planificar dada la inestabilidad de la situación, de acuerdo con información de Eventsforce.

Héctor Meza, director general de InfoSol, agrega: “En los últimos meses, hemos visto la cancelación de una diversidad de eventos y de diferentes magnitudes; asimismo, muchas empresas de todos tamaños dieron un giro rápido para crear o participar en eventos virtuales con el fin de conectarse y servir a sus clientes. El lado positivo ha sido la oportunidad real para que las empresas adopten el cambio y experimenten con una forma diferente de hacer las cosas; y los eventos digitales, cuando se hacen bien, pueden ser increíbles“.

Debido a la necesidad de las empresas por mantener un intercambio ágil de información, Héctor Meza comparte algunas ideas sobre cómo planificar y ejecutar un evento digital, incluso con poca antelación.

1. Mantén la personalidad y ofrece una experiencia poderosa

El 43% de los organizadores de eventos indican que uno de los motivos por los que no realizarían un evento en línea es la dificultad para replicar los formatos de un evento presencial. Por eso, debes considerar cuidadosamente la personalidad de tu marca, cómo se sienten las personas acerca de tu empresa y lo que esperan de ella. Antes de organizar tu evento digital pregúntate: ¿Qué elemento de tu evento físico se necesita preservar y personificar en un evento online para que la audiencia sienta lo mismo?

Los pequeños detalles marcan una gran diferencia para lograr evento virtual exitoso. Es elemental que elabores una estrategia de marketing de eventos virtuales alineada con tus objetivos de negocio; busca herramientas y formatos digitales para transmitir tu mensaje eficazmente; crea historias claras y convincentes que enfaticen la experiencia del cliente; y produce videos, animaciones y gráficos de alta calidad, divertidos, atractivos y fáciles de comprender, para involucrar a los asistentes virtuales.

2. Respeta los horarios

Otra de las preocupaciones para organizar un evento en línea es que, en estos momentos, las personas tienen muchas más distracciones y responsabilidades que las que tendrían si asistieran a un evento cara a cara. Por ejemplo, muchas personas que trabajan en su hogar, comparten el espacio con niños que participan en el aprendizaje en línea en segundo plano o con otras personas que también trabajan desde casa. También es probable que participen en video llamadas con sus compañeros o con clientes, además de ocuparse de otras obligaciones laborales.

La solución consiste en crear y empaquetar contenido para que sea interesante y centrado en las necesidades individuales de tus asistentes, que sea fácil de acceder en sus propios plazos y promueva su participación, para evitar que cierren la sesión por completo.

3. Desarrolla contenido relevante y oportuno

Cerca del 50% de los profesionales de marketing declara que su capacidad para conectar con el público a través de contenido relevante fue el factor principal que contribuyó a su éxito, según un estudio anual de Content Marketing Institute. Por eso no es de extrañar, que el contenido que desarrolles para tu evento digital deba ser oportuno y relevante a las necesidades de tu audiencia. Evita hablar de tus últimas ofertas de productos. Concéntrate en ofrecer soluciones necesarias, temas inspiradores e ideas innovadoras, enfocadas en lo que tus clientes y clientes potenciales más necesitan. De esta forma, tendrás la receta para el evento digital perfecto, del cual la gente hablará durante mucho tiempo.

Pon especial atención a la forma en que entregarás tu contenido para mantener la atención de los asistentes. Para ello, puedes optar por videos pregrabados bajo solicitud para que tu audiencia tenga la oportunidad de visualizarlos cuando ellos prefieran; o bien, programar paneles y foros en live-streaming, de esta manera los espectadores remotos no querrán perderse nada y podrás involucrar a tu audiencia como si fuera una sesión de preguntas en un evento presencial. Existen múltiples formatos, como el contenido educativo animado, para atraer a tu público y resonar en su mente.

4. Piensa omnicanal

Dentro de las estrategias para la difusión de tus eventos virtuales, es importante extender el impacto de marketing de los eventos digitales más allá de un momento en el tiempo, para mejorar el ROI, generar interés, asistencia y longevidad de la temática – antes, durante y después – trasladando partes de tu evento a través de cuatro diferentes canales de comunicación.

Relaciones públicas digitales impulsa la visibilidad de la temática y de los eventos, mediante la distribución inteligente de información, con micro-influenciadores, medios, periodistas y prosumidores que usan redes sociales.

Medios de comunicación tradicionales que ahora son una «nueva escuela», en muchos sentidos, más valiosos que nunca por su importante presencia en la web y en redes sociales, que amplifica el alcance de una publicación.

Las redes sociales debido a su naturaleza rápida, relevante e interactiva para lograr engagement e involucrar a tus stakeholders.

Promoción a través de Google y social Ads para impulsar el alcance y la visibilidad de forma acelerada.

Héctor Meza concluye: “Cuando hayamos logrado superar la crisis de COVID-19, habrá una nueva mentalidad en relación con los eventos, y veremos a más y más empresas, grandes y pequeñas, recurrir a eventos digitales como parte de sus estrategias generales de marketing para eventos. Los eventos reúnen a las personas y probablemente siempre serán importantes para las marcas. Pero cuando los eventos digitales pueden reunir a las personas en línea, aun así sentirse cálidos y personales, y también ofrecen un gran valor de información y oportunidades de networking, son razones para seguir haciéndolos”.

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